Mein Newsletter landet im Spam oder kommt nicht an - Was kann ich tun?

Warum ein Newsletter im Spam-Ordner landet, kann verschiedene Gründe haben. Es gibt daher auch verschiedene Massnahmen, um dem Problem entgegenzutreten und dieses im Idealfall zu beheben.

Als erstes sollten Sie prüfen, ob Ihre Absender-Domain eingerichtet ist und ob der Newsletter nur bei Ihnen, oder ob er in Ihrem Unternehmen intern auch bei anderen Personen im Spam-Ordner landet. Wie die Absender-Domain konfiguriert wird lesen Sie hier.

1. Stellen Sie sicher, dass Ihre Absender-Domain(s) eingerichtet ist. Ohne diese Einrichtung landen Ihre E-Mails im Spam oder werden gar nicht zugestellt. Eine Anleitung zur Konfiguration der Absender-Domain finden Sie in diesem Artikel.

2. SPAM-Filter prüfen nicht nur Absender und technische Aspekte eines E-Mails, sondern auch die Inhalte. Problematisch sind Stichworte, welche oft in Zusammenhang mit SPAM-Nachrichten auftauchen, wie etwa «gewinnen», «Gewinnspiel», «Kredit», «Potenz», «Casino» usw. Aber auch Test-E-Mails, welche sich wiederholenden Blindtext enthalten z.B. «Lorem ipsum...» werden oft als SPAM taxiert. Ein schwerwiegendes Problem besteht, wenn eine Domain im Inhalt verlinkt oder ausgeschrieben wird, die eine «schlechte Reputation» aufweist, von Spamfilter-Diensten aufgrund problematischer Inhalte also als potentiell schädlich eingestuft wird.

3. a) Tritt der Fall bei Empfängern innerhalb Ihrer Organisation auf (Domain Organisation z.B. swissnewsletter.ch) oder bei Empfängern ausserhalb Ihrer Organisation (z.B. eine Gmail Domain)? Prüfen Sie, ob Ihre E-Mail-Adresse dieselbe ist, welche als Absender-E-Mail-Adresse in der Kontaktliste hinterlegt ist. Falls dies der Fall ist, ändern Sie die Absender-E-Mail-Adresse in der Kontaktliste und versuchen Sie es erneut.

3. b) Es kommt relativ häufig vor, dass der Mailserver Ihrer Organisation nicht zulässt, dass ein E-Mail mit Ihrer Absender-Adresse von einem fremden Mailserver eingehen darf. Damit sollen Betrugsversuche verhindert werden. Bitten Sie deshalb Ihre interne IT, die Versandserver von Swiss Newsletter als zulässigen Versender einzurichten. Kontaktieren Sie uns unter support@swissnewsletter.ch und wir teilen Ihnen die IP-Adressen unserer Versand-Server mit.

Wenn Sie eine Support-Anfrage mit einem konkreten Beispiel eines E-Mails einreichen, das im SPAM-Ordner gelandet ist, stellen Sie bitte sicher, dass sie dieses E-Mail als Anhang mitschicken und NICHT die «Weiterleiten»-Funktion nutzen. Nur so können wir die Header-Daten des betreffenden E-Mails für weitere Analysen auslesen.

Bitte beachten Sie aber: Die Spam-Filter legen die Mechanismen, nach denen sie E-Mails bewerten NICHT offen. Würden Sie das tun, wäre es für Spammer viel leichter, die Spamfilter zu umgehen. Es wird deshalb nicht in jedem Fall möglich sein, eine Erklärung für eine Spam-Taxierung zu erhalten oder dies künftig zu verhindern.